Не все деловые путешественники одинаковы. У некоторых может быть все необходимое: от шофера, который их отправит, до помощника по месту назначения, который будет рядом, чтобы сделать поездку гладкой.
Другим, возможно, придется самим пройти через всю суету: бронировать отели, регистрироваться на места, готовить слайды, если поездка предполагает презентацию, и т. д. Каким бы типом деловых путешественников вы ни были, для достижения успеха требуется соответствующая подготовка. Эти три совета по успешной командировке могут вам очень помочь.
- Подготовьте свой маршрут
Первым шагом является подготовка маршрута, который представляет собой подробный план вашего путешествия. Лучше всего использовать онлайн-шаблон маршрута, поскольку это упрощает процесс. Составление маршрута начинает процесс планирования. Начните с записи, сколько дней вы проводите в командировке. Не забудьте указать количество ночей, потому что большинство отелей используют ночи для взимания платы с клиентов.
После планирования дня определите цели. Вы можете связаться со своим бизнесом, чтобы понять, для чего вас посылают. Хотите продемонстрировать новый продукт или привлечь нового клиента? Имея более четкое представление об ожидаемом результате, у вас будет достаточно времени для приобретения необходимых инструментов для достижения вашей цели.
Например, предположим, что вы проводите визуальную презентацию во время поездки. Эти ноутбуки Lenovo для After Effects помогут донести вашу точку зрения в уникальной форме, которая заинтересует вашу аудиторию. Составление маршрута — лучшее время, чтобы составить список важных документов, необходимых для путешествия. Это может быть контрольный список, который облегчит подготовку к Дню Д.
Совет для профессионалов: очень важно, чтобы ваш маршрут соответствовал туристической политике вашей компании. Вы не хотите включать в свой маршрут деятельность, которая поставит под угрозу ваше трудоустройство, когда вы вернетесь.
- Отслеживайте свои покупки
Деловые поездки отличаются от туристического туризма. Ставки высоки, потому что за каждые деньги приходится отчитываться. Вот почему так важно отслеживать свои покупки. Квитанции от карточных платежей и чеков могут быть более удобными для отслеживания. Однако не все направления требуют наличных расчетов. Разработка способа отслеживания денежных платежей во время вашего отсутствия может помочь в составлении отчетов.
Существует несколько способов отслеживания платежей наличными. Во-первых, вы можете создать для этого простую электронную таблицу. Обязательно записывайте расходы на ходу, чтобы не пропустить ни одного расхода. Однако учет расходов стал проще благодаря многочисленным доступным приложениям для управления финансами. Любые записываемые вами расходы немедленно синхронизируются с облаком, и вам не придется беспокоиться о потере документа.
Некоторые приложения позволяют синхронизироваться с другими документами и системами, и вы можете подключить приложение для учета расходов к своему маршруту. Все, что вам нужно будет сделать в приложении, — это вычеркнуть пункты из контрольного списка после совершения расходов, поскольку ваш маршрут, возможно, уже загрузил ваши прогнозируемые расходы в систему приложения. Использование приложения может облегчить соблюдение требований. Пока вы находитесь в командировке, ваши руководители в офисе могут контролировать ваши платежи и обеспечивать вас в случае нехватки товаров.
- Следите за своим отчетом о прогрессе
Ведение учета может быть утомительным, если у вашей командировки плотный график, но оно помогает предоставить точный отчет о ходе работы вашим руководителям или партнерам, что является важным результатом. Часто многие деловые путешественники рассматривают отчеты о ходе работы как второстепенную мысль во время поездки. Однако это может ограничить процесс отчетности о ходе работы, поскольку вы можете забыть конкретные детали, если не изложите их на бумаге. Отчеты на ходу могут быть лучшим способом сообщить об успехе вашей деловой поездки тем, кто имеет значение.